5 Tips Excel pour analyser les résultats de votre sondage

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Vous souhaitez développer un nouveau produit et réalisez une étude de marché ? Vous allez certainement récupérer tout un tas de données à travers vos différents sondages pour tester votre marché. Afin de prendre les meilleures décisions stratégiques, il est nécessaire d’analyser les réponses à votre étude.

Analyser et structurer ses données sont les clé pour comprendre et présenter vos résultats. En particulier, lorsque vos questionnaires portent sur une étude quantitative. Excel est un outil très puissant pour réaliser ce type de tâche. Malheureusement, ses fonctionnalités sont trop souvent méconnues.

Dans cet article, vous trouverez 5 conseils permettant d’améliorer vos classeurs Excel pour les rendre plus pertinents.

1. Structurez vos données à l’aide de véritables tableaux

Bien que l’on pense tous utiliser un tableau lorsque l’on utilise Excel, c’est en réalité faux.
Il est souvent primordial de structurer vos données en créant des véritables tableaux.
Cette fonctionnalité permet de maintenir l’intégrité des données d’une même ligne.

Créer un véritable tableau Excel

Sélectionnez la plage de données pour laquelle vous souhaitez créer un tableau.
Rendez-vous dans l’onglet insertion puis cliquez sur Tableau.
Une fenêtre apparaît désignant la plage de donnée. Vous pouvez même utiliser le nom de cette plage si jamais vous l’avez renommé à l’aide du point suivant.
Si votre tableau comporte des en-têtes (titres des colonnes), cliquez sur “Mon tableau comporte des en-têtes”.

Votre tableau est maintenant créé, ce qui rend le tri sur les colonnes plus simple. Les calculs et formules sur une donnée s’adaptent à toutes les données de la colonne (pas besoin d’étirer la formule).
De plus, les données d’une même ligne sont maintenant liées. Ainsi, les tris ou les calculs ne modifieront plus ce lien.

Si vous triez les usagers par leur âge, l’âge de l’usager restera lié à son avis. Ce n’aurait pas été le cas sans avoir créé de tableau. L’âge d’un usager aurait pu se retrouver avec un avis différent du sien. Grâce à cette méthode vous évitez donc les mauvaises manipulations pouvant compromettre vos données.

Vous pouvez aussi créer un tableau vierge de la même manière. (Si vous connaissez déjà la structure et le type de données que vous allez utilisez)
Il est conseillé, après avoir donné le titre à chaque colonne, de donner un format à chaque cellule et de créer directement les formules et les options de mise en forme.
Cette étape initiale sera répercutée automatiquement lorsque vous entrerez de nouvelles données.
Cette pratique limite certains bugs et permet de ne pas avoir à reprendre le format de votre présentation.

2. Renommez vos variables

Que ce soit pour une case, une plage de données ou un tableau entier, vous pouvez personnaliser le nom de n’importe quelle variable. Une fonctionnalité très utile pour rendre plus lisibles vos classeurs. En effet, lorsque vous utiliserez des formules, l’appel à ces variables personnalisées rendra vos processus plus compréhensibles par vos collaborateurs.

Renommer une variable

Pour effectuer cette action, rien de plus simple. Une fois la case ou la plage de donnée sélectionnée, dirigez votre curseur sur la partie gauche de la barre de formule. Cliquez sur la case déroulante et entrez le nom que vous souhaitez donner à votre variable.

Renommer un Tableau

Pour un tableau, cliquez dessus puis rendez-vous dans l’onglet création de tableau. En haut à gauche, on trouve la case “Nom du tableau” qui vous permet de le renommer.

Maintenant que les variables sont renommées, on peut facilement les appeler dans la barre de formule à l’aide de leurs noms. Le code couleur est d’ailleurs d’une grande aide pour vous repérez.

On cherche à caractériser notre échantillon. Pour cela, on veut calculer le taux de réponse par sexe. Une simple division suffit pour calculer le pourcentage d’hommes parmi les réponses.
On utilisera la formule : = NB.SI(Réponse[Sexe];”M”)/nb_réponse
Les variables renommées précédemment sont maintenant utilisées afin de faciliter la lecture de la formule par vos collaborateurs.
Appel des variables renommées

3. Suivez votre avancement à l’aide de la mise en forme conditionnelle

La mise en forme de votre classeur est une pratique indispensable pour présenter les chiffres clés à suivre. En un coup d’œil, vous aurez accès aux informations importantes et à l’état de vos objectifs. C’est un outil important pour améliorer la lisibilité de vos outils et faciliter la communication au sein de votre équipe.

Ici, on souhaite mettre en évidence les réponses dont le score, pour la fonctionnalité numéro 1, est inférieur à 3.
Une fois les cellules mises en valeur, il sera plus simple de consulter les avis correspondants. On pourra aussi tirer des conclusions par rapport à l’échantillon.

Mise en forme Conditionelle

Pour cela, rendez-vous dans l’onglet “Styles” de l’accueil.
Vous trouverez le menu déroulant “Mise en forme conditionnelle”  qui vous permet de choisir différentes règles à appliquer.
Les jeux d’icônes, les barres de données ou la mise en surbrillance des cases sont des bons indicateurs pour mettre en forme correctement vos données.

Maintenant, à vous de découvrir cet outil et de créer vos propres règles de mise en forme. Les possibilités sont infinies et vont améliorer considérablement la lecture de vos données.

4. Utilisez les Tableaux Croisés Dynamiques

Il fait certainement partie des outils les plus puissants d’Excel. L’utilisation de Tableaux Croisés Dynamiques (TCD) est idéal pour analyser et présenter vos données selon différents critères combinées.
L’outil parait compliqué à prendre en main, mais en réalité vous obtiendrez rapidement des résultats pertinents.

On cherchera à déterminer le nombre de réponses par score et par pays concernant notre produit. Une analyse de la sorte permettrait de mettre en évidence des préférences géographiques pour l’implantation d’un produit. On pourrait aussi trier ces données en fonction du sexe des utilisateurs.

Cliquez sur le tableau dont vous souhaitez faire l’analyse. Rendez-vous dans l’onglet Insertion et cliquez sur Tableaux Croisés Dynamiques. Choisissez la feuille où vous souhaitez le créer. Privilégiez l’affichage classique du TCD en modifiant le format de celui-ci à l’aide d’un clic droit  (section affichage).

Une fois le tableau créé, un menu s’ouvre sur la droite. Ainsi, vous pouvez choisir quelles données vous souhaitez afficher dans les colonnes et dans les lignes. Vous pouvez ajouter la colonne dont vous souhaitez faire la somme. Excel détecte automatiquement les valeurs identiques ce qui vous permet d’avoir accès à des catégories parmi les données. Ici, il y a seulement 4 types de notes dans les avis: (2,3,4,5).

Vous pouvez aussi filtrer les données que vous souhaitez afficher selon un ou plusieurs critères.

5. Formez vous en VBA ou Power Pivot

Une formation aux modules Power Pivot ou à l’automatisation via du code VBA prend plusieurs heures et ne sera évidemment pas présentée ici. Il est pourtant conseiller de se former sur ces différents points ou de faire appel aux personnes compétentes.

Pour structurer, gérer et analyser vos bases de données, Power Pivot est un outil très puissant. Il vous permet de faire des liens entre différents tableaux de données et d’améliorer les possibilités de présentation pour les TCD.

Grâce à PowerPivot, on aurait pu automatiser le calcul du score moyen obtenu. Ce calcul se serait adapté à notre TCD en fonction des pays et des filtres sélectionnés.
On aurait aussi pu connecter nos données à un calendrier afin de déceler les évolutions temporelles de nos résultats.

Pour automatiser certaines tâches ou pour créer des petits logiciels, l’utilisation des macros et du code VBA d’Excel est essentiel. Malgré tout, faites attention à n’automatiser que des processus qui en ont réellement besoins. Vous pourriez perdre beaucoup de temps à utiliser cet outil pour des tâches que vous n’effectuerez que trop rarement. Vous pourrez d’ailleurs trouver de nombreux codes VBA et macros déjà existant sur internet. C’est une très bonne idée de les utiliser ou de s’en inspirer.

Grâce au code VBA et aux macros, il est possible d’automatiser le traitement des données de vos études. Si vos données proviennent de plusieurs sources différentes et que vous devez manuellement adapter leurs formats. VBA le fait pour vous. Après avoir enregistré une macro, la mise au bon format de vos données futures se fera automatiquement.

Il est conseillé d’utiliser ces outils le plus tôt possible. C’est un gain de temps et un bénéfice organisationnel non négligeable. Si vous ne possédez pas les compétences en interne pour implémenter ces solutions, n’hésitez pas à faire appel à nous. ETIC INSA Technologies saura vous mettre en relation avec des étudiants ingénieurs compétents dans ces domaines. Vous pourrez ainsi réaliser facilement une étude de marché et en déceler les tendances.

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