Analyser et visualiser ses données facilement avec Excel

Dans un monde où les données sont omniprésentes, savoir les exploiter est devenu un enjeu stratégique. Au travail comme dans la vie personnelle, nous sommes confrontés à des tableaux Excel de plus en plus complexes. Pourtant, à eux seuls, les chiffres ne suffisent pas à comprendre les tendances ni à prendre des décisions éclairées. La clé ? Maîtriser les outils d’analyse et de visualisation.

‍

Pourquoi visualiser ses données ?

Un tableau plein de données n’est pas simple à analyser et encore moins quand il s’agit de transmettre la bonne information. A l’inverse, un graphique est plus visuel et permet de partager une idée, un résultat de manière efficace et compréhensible en évitant au maximum les erreurs. L’idée est donc de pouvoir transformer ces données en décisions stratégiques éclairées.

‍

Bien choisir son graphique

Excel propose de nombreux types de graphiques mais tous ne répondent pas au même objectif. Pour bien choisir le graphique adapté à ses données, il faut définir correctement sa visée.

ObjectifGraphique recommandéComparer des valeursHistogramme ou barresMontrer une évolution dans le tempsCourbes ou histogrammes empilésMontrer une répartitionCamembert (avec modération)Visualiser des proportions ou statutsGraphique à barres empilées, jauges

Astuce : utilisez l’outil "Graphiques recommandés" dans l’onglet Insertion pour laisser Excel vous proposer les visuels les plus pertinents.

‍

La mise en forme conditionnelle

Les longs tableaux sont souvent difficiles à analyser à première vue surtout pour un oeil humain. Il peut donc s’avérer utile de faire ressortir des tendances directement sur le tableau grâce à un code couleur par exemple. Pour se faire, la mise en forme conditionnelle d’Excel est tout à fait adaptée sans avoir à créer de graphique ni de formule complexe.

• Sélectionner la plage de données

‍

• Aller dans Accueil > Mise en forme conditionnelle

‍

• Choisir “Barres de données”, “Jeux d’icônes” ou “Échelle de couleurs”

‍

En fonction des conditions imposées, Excel fera ressortir des tendances ou alertes visuelles.

Exemple concret

Dans le cas d’une entreprise qui doit gérer un inventaire et veut avoir une vision claire sur ses stocks, une mise en forme conditionnelle peut faire ressortir les stocks en dessous d’une valeur seuil.

• Sélectionner la colonne “Stock restant”
• Aller dans “Règles de mise en surbrillance” > “Inférieur à” > 20
• Choisir une couleur rouge clair

Ainsi, on voit immédiatement les produits à réapprovisionner.

Le tableau croisé dynamique

Un autre outil permettant de visualiser ses données plus facilement est le tableau croisé dynamique. En appliquant cet outil directement sur les données, ces dernières sont convertis en base de données interactive qui permet de regrouper, trier, filtrer et analyser les données automatiquement.

Concrètement, le TCD permet :

• Résumer rapidement une grande base de données
• Totaliser automatiquement des ventes, des heures, des montants
• Croiser des informations (ex : ventes par commercial et par mois)
• Créer des tableaux dynamiques et interactifs qui se mettent à jour si les données changent

Pour mettre en place le TDC :

1. Cliquer dans le tableau de données
2. Onglet Insertion > Tableau croisé dynamique

‍

       3. Il apparait 4 zones à remplir :

• Filtres : pour filtrer globalement (ex : une année spécifique)
• Lignes : ce que tu veux voir en ligne (ex : le nom des commerciaux)
• Colonnes : ce que tu veux voir en haut du tableau (ex : les mois)
• Valeurs : ce que tu veux calculer (ex : total des ventes)

‍

Astuces et précautions

Pour pouvoir appliquer le TCD, il faut bien renommer les colonnes de base (ex : “Date commande”, “Montant”) pour s’y retrouver facilement dans les champs du TCD.

Si on veut classer par mois ou année, il faut ajouter des colonnes supplémentaires dans la base (utiliser la fonction MOIS() ou TEXTE(A2;"mmmm"))

Enfin, un TCD ne remplace pas un graphique mais on peut très facilement insérer un graphique croisé dynamique depuis le TCD.

‍

Créer un tableau de bord simple et interactif

Un mini dashboard dans Excel peut suffire à suivre des indicateurs clés en combinant des graphes, des formules et des mises en forme conditionnelles. Si nécessaire, des menus déroulants peuvent être ajoutés (via Validation de données) pour interagir avec les données.

‍

3 fonctions utiles pour l’analyse

Voici trois fonctions très simples mais utiles dans la visualisation de données :

FonctionUtilitéSOMME.SIFaire une somme selon un critèreNB.SICompter le nombre d’occurrences selon une conditionRECHERCHEV (ou XLOOKUP)Aller chercher une info associée à une autre

Exemple concret :

On veut savoir combien de commandes ont été passées par “Client A”. En utilisant NB.SI(A2:A100;"Client A") on peut le savoir directement.

‍

Conclusion

Excel n’est pas qu’un tableur : c’est un outil puissant d’analyse si on sait en tirer parti. En combinant de bons types de graphiques, une mise en forme intelligente et quelques fonctions bien choisies il est possible de transformer n’importe quel tableau en tableau de bord compréhensible et actionnable.

‍

Besoin d’accompagnement sur vos données ?

Chez ETIC INSA Technologies, nous accompagnons les entreprises dans l’analyse, la structuration et la valorisation de leurs données, grâce à des solutions sur mesure. Que ce soit pour automatiser vos tableaux Excel, créer des tableaux de bord interactifs ou optimiser votre reporting, nos étudiants-ingénieurs vous apportent des outils fiables et adaptés à vos besoins métiers.

Contactez-nous dès maintenant pour transformer vos données en leviers de performance

‍